viernes, 29 de noviembre de 2013

35 motivos por los que decidimos no participar en una reunión


Causas de no participación en una reunión:

A menudo oímos moderadores quejarse de que la gente no es participativa. Sin embargo, no es lo mismo tildar a la gente de “no participativa” que reconocer el simple hecho de que no participen….y analizar la situación.

A menudo en el primer caso, se achaca a falta de implicación.Evidentemente la desmotivación y falta de implicación son una explicación de ese silencio, pero no la única. Aquí he recogido las razones más comunes (que seguro podéis completar) que provocan la falta de participación en las reuniones y que como veremos pueden ser muy diversas:

  1.   Temor  a que se alargue la reunión. Ganas de terminarla
  2.  Conflicto centrado en 2/3 participantes al que los demás se sienten ajenos
  3.   No querer mojarse antes de hora…
  4. Sentimiento de que su opinión no interesa al resto
  5. Percepción de una clara superioridad de los demás
  6.  El “volumen” de la reunión es alto y siente incomodidad por elevar la voz
  7.  Indiferencia hacia el tema
  8. Indisposición
  9.  Somnolencia
  10.  Antipatía generalizada hacia el grupo o el moderador
  11.  Miedo escénico
  12.  Espera infructuosa de que le cedan explícitamente la palabra
  13.  Espera del momento “oportuno”
  14.  Descontento por haber sido convocado a esa hora
  15. Sentir que no la ha podido preparar como le hubiera gustado
  16.  No entender por qué está en esa reunión
  17.  Enfado por que lo han interrumpido de manera no educada
  18. Enfado por que le han dirigido una “expresión bofetada” en público
  19.  Falta de costumbre a intervenir en reuniones
  20.  Juzgarla ineficaz
  21.  Oposición ideológica al moderador o a otros miembros
  22. Miedo a ser juzgado o etiquetado. Incluso a represalias por disentir.
  23.  Miedo al ridículo
  24.  Miedo a la oposición violenta de otro participante
  25.  Presencia de un superior jerárquico directo como observador
  26.  Presencia de charlatanes que monopolizan la palabra
  27. Presencia en el grupo de un miembro que expresa “perfectamente” lo que uno hubiera dicho “no tan bien”
  28.  Evitar entrar en conflictos
  29.  Silencio general del grupo o tendencia “cultural” al silencio
  30. Exceso de preguntas retóricas por parte del moderador
  31.  Mala situación en el espacio de la sala
  32. Timidez natural inhibidora (dentro y fuera de reuniones)
  33.  Desconocimiento del tema de la reunión
  34. Trauma que arrastra de una reunión anterior en que su participación no fue gloriosa...
  35. Número elevado/excesivo de participantes


El segundo e imprescindible paso es analizar, si como moderador de la reunión, está en mis manos como mínimo difuminar esos motivos. La respuesta parece evidente ¿verdad?


lunes, 25 de noviembre de 2013

Artículo (en catalán) publicado el sábado



Economia
EVA CANTAVELLA  COAUTORA DE ‘REUNIONES EFICACES'

“La reunió és un arma de doble tall: soluciona problemes i en crea”

Eva Cantavella. Foto: PROFIT.
1
La responsabilitat del moderador és superior a la que hom es pensa en l'èxit de la reunió
A totes les empreses se'n fan, de reunions?

A totes no, hi ha pimes familiars que no en veuen la necessitat.
I és necessari?

Reunir les persones que treballen juntes és positiu perquè es generen sinergies. La reunió és compartir; compartir problemes, perquè es trobaran més fàcilment les solucions, i compartir contactes, idees, etcètera. La reunió és un instrument de gestió bàsic al si de les empreses. El problema és que no sempre les reunions es fan amb aquesta visió i d'aquí que hi hagi males reunions.
Aleshores és quan els treballadors es queixen que perden el temps.

La gent verbalitza que l'excés de reunions és el principal problema, però quan ho analitzes t'adones que en el fons es queixen que no serveixen de res i que tenen la sensació de pèrdua de temps.
Per tant, una eina pensada per solucionar problemes en pot generar?

Les reunions poden ser instruments per motivar la plantilla però poden acabar desmotivant-la. És una arma de doble tall i per això és tan important conèixer-la.
Què cal perquè les reunions siguin eficaces?

Les reunions han de ser la conseqüència d'un procés que comença amb la necessitat d'assolir un objectiu i concloure que la reunió és la millor forma de fer-ho. Per tant, convocar una reunió no ha de ser un recurs automàtic que després es farceix de contingut. A vegades pot ser molt millor fer tres trucades telefòniques. D'altra banda, massa sovint el moderador es prepara les reunions pensant en el que ha de dir, estratègia ideal per a una conferència però no per a una reunió. Les reunions són intercanvi d'opinions.
Aleshores també és clau l'actitud dels participants?

Sí, però precisament per això penso que la responsabilitat de qui convoca i modera és molt gran. Molt sovint les actituds que ens molesten de determinades persones són conseqüència d'accions o omissions per part del moderador.
Les reunions poden ser el detonant de conflictes larvats a les empreses.

Pots trobar-te persones que van a les reunions amb l'únic objectiu de boicotejar-les o posar en evidència una altra persona. Però, insisteixo, aquí el moderador és qui ha de saber gestionar-ho. El moderador té una responsabilitat superior a la que hom es pensa.
N'és conscient?

Malauradament no. Si ho fos es farien menys reunions i les que es fessin serien més eficaces. Les capacitats comunicatives del moderador s'infravaloren però són bàsiques. Un moderador es pot carregar una reunió segons la forma de fer un comentari o de formular una pregunta. I sense habilitat per saber concloure una reunió, ¿quantes s'acaben posposant fins un altre moment, generant la percepció que estàs en un cercle viciós?
Cal determinar la durada de la reunió?

És obligat. Quan estableixes un límit temporal, actives el mecanisme que fa que les persones resolguin abans.
Les reunions han d'acabar amb conclusions?

Sempre. Les reunions han de ser introduïdes i concloses, si s'ha pres una decisió s'ha de desglossar en quines tasques es portarà a terme, qui i amb quin calendari. Encara que només hagi estat un intercanvi d'opinions, també s'han de subratllar les idees més importants