lunes, 29 de abril de 2013

Declaración de derechos del participante en una reunión



Los derechos olvidados

Se ha escrito mucho de lo que debe hacer un buen convocante y/o moderador de una reunión, pero no se habla tan a menudo de los DERECHOS de los participantes a las mismas. De momento se me ocurren los siguientes:
  • ·      Derecho a saber EXACTAMENTE el objetivo de la reunión y no acudir  “a ver de qué va hoy el tema”. Si queremos suspense, leemos novela negra.
  • ·      Derecho a que se nos diga claramente qué se espera de nosotros y evitar así comentarios condescendientes de tipo “pensé que por lógica vendrías con esa información”. La bola de cristal se la pediré a los Reyes, pero hasta enero …
  • ·      Derecho a gestionar nuestra agenda y por lo tanto a que se inicie y se termine a la hora prevista… tomar nota : he dicho “prevista”
  • ·      Derecho a preguntar si es absolutamente necesario asistir a la reunión, sin que el convocante se ofenda e identifique esa pregunta como una falta de implicación (en lugar de aceptar a veces, que ha convocado a la ligera).
  • ·      Derecho  a opinar sin miedo. Si el moderador sólo acepta ideas afines y asentimientos, que nos convoque a una “magnífica ponencia”,  pero que no lo llame reunión.
  • ·      Derecho a no aburrirse con monólogos sacia-egos.
  • ·      Derecho al respeto.  Siento cierta vergüenza escribiendo esto, pero a veces se pasa por alto… y es que tenemos tantas cosas importantes en la cabeza… Por cierto, eso de "es que yo me expreso así, ellos ya me conocen" : no sirve.

Pues eso, que de vez en cuando merece la pena recordar que esas “pobres personas” que tenemos encerradas en una sala, a parte de un "corazoncito", también tienen sus derechos.


viernes, 12 de abril de 2013

Dime cómo verificas el tiempo durante tu reunión y te diré cómo te perciben los participantes




¿Voy bien de tiempo?

En una reunión que pretende ser eficiente, un moderador debe ser consciente de si “va bien o no” de tiempo…

Hay una gran diferencia en la imagen que proyectan, en función de cómo escenifican ese control.

Dime cómo verificas el tiempo y te diré cómo te perciben los participantes
  • ·         Algunos optan por sacarse el reloj y ponerlo sobre la mesa.

He realizado una pequeña encuesta oficiosa entre 673 participantes de mis cursos y el resultado ha sido el siguiente :
§  23% dicen que les gusta, ya que tienen la sensación de que existirá un control de los tiempos y no durará más de lo previsto.
§  49% confiesan que les incomoda y disminuye la participación.
§  28% le es indiferente

  • ·         Otros consultan abierta y compulsivamente  su reloj o móvil, transmitiendo sensación de agobio y no pocos malos entendidos (“ es él quien ha monopolizado la reunión y sin embargo,  mientras yo daba mi opinión, no dejaba de mirar el reloj… “)


  • ·         Otros lo consultan discretamente y cómo mejor dominio se tenga del espacio y de los gestos, más “disimulado” puede quedar. Señalar una pantalla o escribir en una pizarra, suelen ser coartadas perfectas)


  • ·         No hay que olvidar aquellos que no tienen ni zorra idea del tiempo que pasa, y tampoco ven la necesidad de tal control : “la reunión durará lo que tenga que durar”. SOCORRO


  • ·         Si en la reunión en algún momento se usa el power point, es fácil insertar un reloj que se actualiza. No hace falta que esté en todas las páginas. Bastará en las diapositivas claves. Eso ayuda a regularse para respetar los tiempos, indicando  si debes cambiar de tipo de pregunta , hacer una síntesis parcial que ayude a cerrar una espiral, etc,


·         A mí personalmente me gustan las salas de Reuniones o Aulas en las que en la pared que se sitúa justo  frente al moderador hay un simple reloj, que permite consultar la hora cada vez que lo requieras, sin que nadie note tal consulta. Por ejemplo, en Nestlé siempre encuentras ese “aliado” de la eficiencia en todas las aulas.

La verdad es que nunca he entendido por qué tantas  salas dotadas de los dispositivos audiovisuales más modernos, no disponen de  un relojito de IKEA, de 15 euros en la pared. El moderador lo agradecerá para ajustar los tiempos, y los participantes, todavía más.

jueves, 4 de abril de 2013

"Esos", que llevan la reunión (no se sabe muy bien dónde)




¿Cómo llamar al que "lleva" una reunión?

Para expresar lo que pienso de algunas cosas que están sucediendo actualmente, no encuentro la palabra perfecta, más allá de algún exabrupto.

Sin llegar a ese extremo, tampoco encuentro una denominación que me satisfaga para aludir  a la persona que “lleva” una reunión
  • ¿Moderador?  Incompleta. Parece que su labor sea exclusivamente evitar excesos de los participantes,  arbitrar conflictos o pacificar los ánimos. O desde otro punto de vista un simple asignador de turnos.
  •  ¿Director? Me transporta a obsoletas reuniones “dirigidas” de manera jerárquica y rígida. ¿Disculpe, puedo ir al lavabo?
  • ¿Facilitador? A veces es necesario todo lo contrario
  • ¿Líder? Cada vez soy más alérgica a esa palabra
  • ¿Conductor?  Vale que lleva las riendas, pero reconocerlo tan abiertamente… Para eso podríamos llamarle directamente “encarrilador”.  Ahora bien, me parecería aceptable si se retiraran puntos a los “malos conductores reunioniles”.
Quizá la palabra que necesitamos sea sencillamente: RESPONSABLE de la reunión.
  
Esta palabra implicaría asumir que la consecución del objetivo, el talante, la satisfacción de los participantes y en general la eficiencia de la reunión, dependen en gran medida del papel, bien o mal desempeñado, de quien la mayoría de las veces convoca, introduce, lleva y concluye la reunión.

Quizá el buen responsable es el que consigue además, transmitir al resto de participantes la implicación necesaria para que todos se sientan, también, responsables del buen fin de la reunión. 

De todas maneras, seguramente continuaré utilizando la palabra "moderador"…