viernes, 20 de diciembre de 2013

Tijeretazo a las reuniones


¿Por dónde empezamos a recortar?


Como estamos haciendo reuniones por encima de nuestras posibilidades, tendremos que aplicar recortes :

·         Recortes en el número de reuniones
·         Recortes en la duración
·         Recortes en  el número de participantes
·         Recortes en la cantidad de objetivos en la misma reunión
·         Recortes en el ego de muchos moderadores y/o participantes
·         Recortes a los monólogos infructuosos
·         Recortes al material innecesario que se adjunta y ya nadie se lee
·         Recortes a los “lo que tendríamos que hacer” que no se apuntan en ningún sitio
·         Recortes en … aquí te doy las tijeras a ti.



viernes, 29 de noviembre de 2013

35 motivos por los que decidimos no participar en una reunión


Causas de no participación en una reunión:

A menudo oímos moderadores quejarse de que la gente no es participativa. Sin embargo, no es lo mismo tildar a la gente de “no participativa” que reconocer el simple hecho de que no participen….y analizar la situación.

A menudo en el primer caso, se achaca a falta de implicación.Evidentemente la desmotivación y falta de implicación son una explicación de ese silencio, pero no la única. Aquí he recogido las razones más comunes (que seguro podéis completar) que provocan la falta de participación en las reuniones y que como veremos pueden ser muy diversas:

  1.   Temor  a que se alargue la reunión. Ganas de terminarla
  2.  Conflicto centrado en 2/3 participantes al que los demás se sienten ajenos
  3.   No querer mojarse antes de hora…
  4. Sentimiento de que su opinión no interesa al resto
  5. Percepción de una clara superioridad de los demás
  6.  El “volumen” de la reunión es alto y siente incomodidad por elevar la voz
  7.  Indiferencia hacia el tema
  8. Indisposición
  9.  Somnolencia
  10.  Antipatía generalizada hacia el grupo o el moderador
  11.  Miedo escénico
  12.  Espera infructuosa de que le cedan explícitamente la palabra
  13.  Espera del momento “oportuno”
  14.  Descontento por haber sido convocado a esa hora
  15. Sentir que no la ha podido preparar como le hubiera gustado
  16.  No entender por qué está en esa reunión
  17.  Enfado por que lo han interrumpido de manera no educada
  18. Enfado por que le han dirigido una “expresión bofetada” en público
  19.  Falta de costumbre a intervenir en reuniones
  20.  Juzgarla ineficaz
  21.  Oposición ideológica al moderador o a otros miembros
  22. Miedo a ser juzgado o etiquetado. Incluso a represalias por disentir.
  23.  Miedo al ridículo
  24.  Miedo a la oposición violenta de otro participante
  25.  Presencia de un superior jerárquico directo como observador
  26.  Presencia de charlatanes que monopolizan la palabra
  27. Presencia en el grupo de un miembro que expresa “perfectamente” lo que uno hubiera dicho “no tan bien”
  28.  Evitar entrar en conflictos
  29.  Silencio general del grupo o tendencia “cultural” al silencio
  30. Exceso de preguntas retóricas por parte del moderador
  31.  Mala situación en el espacio de la sala
  32. Timidez natural inhibidora (dentro y fuera de reuniones)
  33.  Desconocimiento del tema de la reunión
  34. Trauma que arrastra de una reunión anterior en que su participación no fue gloriosa...
  35. Número elevado/excesivo de participantes


El segundo e imprescindible paso es analizar, si como moderador de la reunión, está en mis manos como mínimo difuminar esos motivos. La respuesta parece evidente ¿verdad?


lunes, 25 de noviembre de 2013

Artículo (en catalán) publicado el sábado



Economia
EVA CANTAVELLA  COAUTORA DE ‘REUNIONES EFICACES'

“La reunió és un arma de doble tall: soluciona problemes i en crea”

Eva Cantavella. Foto: PROFIT.
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La responsabilitat del moderador és superior a la que hom es pensa en l'èxit de la reunió
A totes les empreses se'n fan, de reunions?

A totes no, hi ha pimes familiars que no en veuen la necessitat.
I és necessari?

Reunir les persones que treballen juntes és positiu perquè es generen sinergies. La reunió és compartir; compartir problemes, perquè es trobaran més fàcilment les solucions, i compartir contactes, idees, etcètera. La reunió és un instrument de gestió bàsic al si de les empreses. El problema és que no sempre les reunions es fan amb aquesta visió i d'aquí que hi hagi males reunions.
Aleshores és quan els treballadors es queixen que perden el temps.

La gent verbalitza que l'excés de reunions és el principal problema, però quan ho analitzes t'adones que en el fons es queixen que no serveixen de res i que tenen la sensació de pèrdua de temps.
Per tant, una eina pensada per solucionar problemes en pot generar?

Les reunions poden ser instruments per motivar la plantilla però poden acabar desmotivant-la. És una arma de doble tall i per això és tan important conèixer-la.
Què cal perquè les reunions siguin eficaces?

Les reunions han de ser la conseqüència d'un procés que comença amb la necessitat d'assolir un objectiu i concloure que la reunió és la millor forma de fer-ho. Per tant, convocar una reunió no ha de ser un recurs automàtic que després es farceix de contingut. A vegades pot ser molt millor fer tres trucades telefòniques. D'altra banda, massa sovint el moderador es prepara les reunions pensant en el que ha de dir, estratègia ideal per a una conferència però no per a una reunió. Les reunions són intercanvi d'opinions.
Aleshores també és clau l'actitud dels participants?

Sí, però precisament per això penso que la responsabilitat de qui convoca i modera és molt gran. Molt sovint les actituds que ens molesten de determinades persones són conseqüència d'accions o omissions per part del moderador.
Les reunions poden ser el detonant de conflictes larvats a les empreses.

Pots trobar-te persones que van a les reunions amb l'únic objectiu de boicotejar-les o posar en evidència una altra persona. Però, insisteixo, aquí el moderador és qui ha de saber gestionar-ho. El moderador té una responsabilitat superior a la que hom es pensa.
N'és conscient?

Malauradament no. Si ho fos es farien menys reunions i les que es fessin serien més eficaces. Les capacitats comunicatives del moderador s'infravaloren però són bàsiques. Un moderador es pot carregar una reunió segons la forma de fer un comentari o de formular una pregunta. I sense habilitat per saber concloure una reunió, ¿quantes s'acaben posposant fins un altre moment, generant la percepció que estàs en un cercle viciós?
Cal determinar la durada de la reunió?

És obligat. Quan estableixes un límit temporal, actives el mecanisme que fa que les persones resolguin abans.
Les reunions han d'acabar amb conclusions?

Sempre. Les reunions han de ser introduïdes i concloses, si s'ha pres una decisió s'ha de desglossar en quines tasques es portarà a terme, qui i amb quin calendari. Encara que només hagi estat un intercanvi d'opinions, també s'han de subratllar les idees més importants

lunes, 28 de octubre de 2013

Acabar con el síndrome del ficus en una reunión


No sin mi ficus


Antes de dedicarme a la formación, fui una persona tremendamente tímida. Veo sonrisas sarcásticas de los que me conocen... No digo que lo soy, sino que lo fui. 

El día de mi comunión (nací en el 62!), aún recuerdo la  frase que con micrófono, tenía que pronunciar : “por el Papa”. Os juro que no había más… pero lo recuerdo como el día en que pasé más nervios de mi vida.

Como cualquier tímido, me mostraba excesivamente  cautelosa en las reuniones. No me gustaba arriesgar o equivocarme, temía  sentir el rechazo o resultar poco interesante. Y lo peor : ponerme roja y quedarme en blanco.
A pesar de ello, siempre me levantaba convencida de que “hoy si hablaré”, pero ese “hoy” pasaba de largo mirándome con desprecio. (menudo melodrama estoy soltando!) 
Siempre buscaba una esquina en la sala de reuniones y si además había un ficus o columna cerca, allí estaba yo, para abalanzarme sobre el lugar más preciado.

Rechazaba  los pensamientos  irracionales que me aterrorizaban, sustituyéndolos por otros del estilo : “todo el mundo se puede equivocar”, o "qué es lo peor que me puede ocurrir".  Pero igualmente, miraba de reojo mi aliado, el ficus, al entrar en la sala.

La timidez se fortalece si no se actúa contra ella. Y para hacerle frente, hay pequeños detalles que conviene tener en cuenta.

Yo vencí mi timidez a hostias, así que mi ejemplo no os va a servir. Pero me hubiera ayudado mucho que alguien me explicara que ocultarme con el ficus (creó que llegué a desarrollar un gen que me volvía verde para confundirme con la planta) no hace sino agravar la situación.

Un tímido que quiere/necesita hablar en una reunión deberá hacer todo lo contrario que suele hacer :
  • Debería sentarse lo más cerca posible del moderador.
Motivos :
  • Cuando hable, no sentirá la necesidad de elevar el volumen de la voz (uno de los factores que favorecen el nerviosismo)
  • No verás las 15 caras (más el ficus) que te fijan con la mirada. Al contrario, verás la cara del moderador y como mucho un par de caras más…
Oblígate a participar, aunque sea poco (fíjate pequeños objetivos).

No sé si tendrá relación, pero en mi casa, la persona que menos se ocupa de las plantas soy yo.

martes, 22 de octubre de 2013

Participantes convocados y los que parece que han sido invocados




Vade retro

A menudo cargamos la responsabilidad de una mala reunión a aquel que la convoca y la conduce. Y no nos falta razón, pues muchos errores por acción y por omisión le son achacables.

Pero una cosa es achacar y otra machacar.

Hay participantes que en lugar de haber sido convocados, parece que hayan sido invocados:
  • ·      Unos porque sólo están en espíritu, absolutamente ajenos a lo que se está tratando
  • ·    Otros, los conocidos fantasmas, cuyo objetivo en la reunión es vender sus saldos a precio de Loewe. 
  • ·   Y los últimos, los que son endiabladamente saboteadores. Su único objetivo es cargarse la reunión (y de paso al moderador)

En el primer caso, una parte (enorme) de la responsabilidad, es del convocante, pues un participante a quien o le afecta ni le interesa lo que se va a tratar, no debería estar allí. Pero por otra, está el diálogo interno nocivo de muchos participantes “si le digo que no me interesa el tema, se enfadará”. Evidentemente, si lo que planteamos es literalmente “no me interesa el tema”, gran parte de los convocantes no va a reaccionar bien. Habrá que buscar otras fórmulas… y una buena pregunta resulta de gran utilidad.


En el segundo caso, poner a remojo su sábana con unos cuantos litros de objetividad, sería sano ¿algún voluntario?. No olvidéis el suavizante, olerá mejor.

Por último, me parece muy criticable sacar a relucir las desavenencias personales con la única finalidad de dejar en evidencia a un moderador o cargarse una reunión por intereses puramente personales. Ese personajillo olvida que está devorando el tiempo de los demás participantes y ese bien escaso, merece todo nuestro respeto.


jueves, 10 de octubre de 2013

Mejorar la percepción global de una reunión con un embudo


Orden del día en forma de embudo

La palabra "embudo" no tiene buena prensa. Sin embargo mi propuesta de "reuniones en forma de embudo", apuesta por desestigmatizar esta herramienta tan simple a la vez que práctica.

Con la buena intención inicial de optimizar la reunión, a menudo agrupamos temas diversos que a veces no convendría unir. Pero sobre todo, el error más común es que convocamos para la totalidad de la reunión a participantes que rápidamente convertimos en meros asistentes, a quienes sólo afecta alguno de los puntos tratados.

Si de una reunión que dura dos horas, un participante estima que sólo le atañen veinte minutos, la ecuación de interés global de la reunión se resiente desfavorablemente, de manera que sale de la misma con la impresión general de pérdida de tiempo.

Si a eso añadimos que en general, el momento en que los participantes son capaces de prestar una mayor atención y de ser también más productivos y creativos en sus aportaciones, es en la primera parte de la reunión, tenemos una razón adicional para colocar en el punto uno del orden del día aquel que atañe al mayor número de personas.

Un participante no tiene por qué quedarse como “asistente” a la totalidad de la reunión y podría abandonarla en el momento clave, alterando beneficiosamente la ecuación de interés antes mencionada.

Hacer que la gente se incorpore a una reunión ya iniciada no es práctico y además exige un nivel de precisión en el control de los tiempos difícil de alcanzar por la mayoría de los moderadores.

Sin embargo, no es tan complicado organizar el orden del día en forma de embudo, de manera que algunos participantes vayan abandonando gradualmente la reunión a medida que sus puntos hayan sido tratados.

De este modo, evitamos situaciones como las descritas u otras igualmente poco deseables como los corrillos, los desvíos, etc.…  



jueves, 19 de septiembre de 2013

Rumores y reuniones


Se ve que...

Hay un refrán africano que me encanta que dice "se puede esconder el fuego, pero ¿qué se hace con el humo?"

Es comprensible e incluso responsable, que en puntuales y muy breves momentos, las organizaciones sean “carceleras” con el manejo de la información. Se puede entender. Sin embargo, todos necesitamos sentirnos informados (no saturados de datos, que no es lo mismo) y cuando esta información no llega, esa necesidad la cubrimos intentando imaginar qué es lo que ocurre “en realidad”…

Siempre aparece uno que oyó una conversación telefónica, otro que vio a alguien muy preocupado, otro que ahora entiende por qué Juan no mira últimamente a los ojos, otro que leyó más o menos que… y así hasta el infinito y más allá. Todo parece cuadrar.


De modo que, aunque se pueda esconder el fuego, antes de que el humo quizá haga suponer un incendio de mayores dimensiones de las reales, será conveniente reunir al equipo y dar la información que éste necesita. En caso contrario, aténgase a las consecuencias de la intoxicación por la inhalación de rumores tóxicos.


martes, 3 de septiembre de 2013

La filosofía de la ventana rota


Este verano he empezado el libro “Cómo ser mujer” de Caitlin Moran y aunque no tiene nada que ver con el management, ya que es una visión particularísima del feminismo, propone una teoría que creo que es exportable a las reuniones y a otros contextos profesionales.

Habla de la filosofía de la “ventana rota” y dice que si en un edificio desocupado se rompe un cristal y no se repone, pasado un tiempo, romperán el resto de ventanas e incluso ocuparán el edificio... No sé si influyeron las cervecitas al sol, pero rápidamente (lo mío es obsesivo) vi la correlación en el contexto de las reuniones:

  •   Si no hay orden del día claro, se hablará de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto
  •  Si no se corta la primera alusión crítica personal entre los participantes,
  • Si se deja que alguien monopolice un tema y no se le sabe “cortar” sin ofenderlo
  • Si se espera a que lleguen todos los participantes por eso del “buen rollo” y no se empieza a la hora
Todas esas pequeñas cosas que en sí parecen insignificantes, lanzan un mensaje inequívoco de “ventana rota” que da alas para cargarse el resto.




miércoles, 31 de julio de 2013

El ritual de la palabra nueva


Una palabra nueva en cada reunión:

Reconozco que de adolescente era un poco friki (veo la sonrisa de algunos preguntando: ¿eras?). 

Para resultar más interesante, proclamaba trágicamente que prefería la soledad y así me aburría solemnemente en unas rocas, mientras los demás se reían en la playa (probablemente de mi idiotez). 

En la misma época, decidí leerme entera la enciclopedia. No sólo como un impulso de mejora personal y aprendizaje puro, sino para auto-afirmarme y de paso impresionar con mi “gran cultura…”. Patética.

Sin embargo, una idea que me parece interesante hoy, es incluir el ritual de la palabra nueva en alguna de tus reuniones.

Para aquellas que se realizan con una periodicidad superior a los 15 días, puede establecerse este interesante hábito: de manera rotativa, se inicia la reunión compartiendo una palabra “nueva”. Propongo ese plazo para que no se convierta en una carga… 

¿Nueva? Significa sencillamente desconocida u olvidada por quien la comparte. Es importante que si alguno de los participantes ya conocía la palabra, no caiga en la impertinente tentación de expresarlo… (ni siquiera con un gesto!).

A parte de fomentar la cultura del aprendizaje continuo como valor, se crea un lenguaje común y no deja de sorprender la poca homogeneidad que existe en el uso del vocabulario en una empresa.

Quizá llevas años hablando de tu problema de procrastinación con tus compañeros y un día un compañero la propone como nueva… 


viernes, 12 de julio de 2013

Consejos para mejorar seguimiento de lo acordado en reuniones


Evitar miradas al techo acompañadas de silbidos…

Hablando de la diferencia entre decisiones y acciones, en un post anterior ya comenté la necesidad de tener establecido un cuadro de compromisos al término de la reunión, en el que se marcarían:  las tareas –QUÉ- (lo más desglosadas posible), la persona responsable de realizarlas –QUIÉN- y también el plazo para ello –CUÁNDO- (Puede añadirse un CÓMO, pero no siempre es imprescindible).

Me gustaría añadir algún pequeño consejo adicional.


  • Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada siempre a una sola persona. Múltiples responsables = ningún responsable

  • No esperar al final para “rellenar” el cuadro de compromisos. Es mejor anotar las tareas (QUÉ) a medida que surjan, ya que a menudo aparecen algunas que no están directamente vinculadas al “gran objetivo” de la reunión y se tiende a omitirlas del cuadro

  • Sin embargo es mejor esperar al final para rellenar la columna “responsable” y “plazo”, por varios motivos:
      • Al aparecer una primera tarea, si pedimos un voluntario, puede suceder que esa pregunta quede “desierta”, los participantes miren al techo mientras silban o empiecen a escribir con cara de concentración absoluta. En cambio, si ya tenemos al final un listado de 8 o 10 tareas (QUÉ), la distribución suele ser más dinámica y los participantes se muestran más “solidarios” : “de las 10, es lógico que me toque alguna” / “está claro que la tarea 5 es más de “mis competencias” / “prefiero presentarme voluntario a la 3, antes de que me toque la 7” / “soy el único que aún no tiene “deberes”…)

  • Si una de las tareas debería realizarla alguien que no está presente en la reunión… no hay que olvidar anotar en el QUÉ “comunicarle a Matilde que…” asignando un responsable del aviso y un plazo…

  • Mucho mejor si ese cuadro de compromisos, listado de seguimiento o como decidáis llamarlo es visible para todos los participantes, sea en pizarra, papelógrafo o proyectado.


martes, 11 de junio de 2013

vídeo sobre asesinos u homicidas involuntarios de ideas



¿Asesino u homicida?

Depende de cómo recibes las ideas de los participantes en una reunión, puedes lubricar el espíritu de orientación hacia las soluciones u oxidarlo por completo. 

La responsabilidad es enorme. 

Algunos son puros asesinos (con alevosía y casi nocturnidad, por los horarios que infligen a sus colaboradores...), pero los más, son puros homicidas involuntarios : se cargan, sin darse cuenta, esa valiosa predisposición a la mejora continua.

No se trata de vivir inmerso en un brainstorming  perpetuo, pero tampoco hay que poner palos a las ruedas a cualquier muestra de creatividad o innovación. En el post anterior, trato precisamente de esa acogida de ideas.

Arriba tenéis un vídeo que ilustra a la perfección el peligro mencionado





domingo, 26 de mayo de 2013

¿Cómo acoger propuestas que “no acabas de ver”…?




Tu idea no me gusta

¿Veis diferencia entre : “tu propuesta no la van a aceptar” y “si nos dicen que es demasiado caro ¿qué argumentamos?”. No es lo mismo ni provoca la misma reacción.

La principal diferencia es que en lugar de soltar nuestra opinión castraste, trasladamos la responsabilidad de buscar el argumento a la persona que ha hecho la propuesta.

¿Cambia algo? Lo cambia todo.

Si dispone de un argumento sólido y aceptable, no nos vemos obligados a reconocer nuestro error y cambiar de opinión en público, cosa que siempre nos cuesta hacer (¡asumámoslo!). Y en el caso de que él mismo no encuentre el argumento, acaba reconociendo una realidad sin que sienta que imponemos nuestro criterio.


lunes, 29 de abril de 2013

Declaración de derechos del participante en una reunión



Los derechos olvidados

Se ha escrito mucho de lo que debe hacer un buen convocante y/o moderador de una reunión, pero no se habla tan a menudo de los DERECHOS de los participantes a las mismas. De momento se me ocurren los siguientes:
  • ·      Derecho a saber EXACTAMENTE el objetivo de la reunión y no acudir  “a ver de qué va hoy el tema”. Si queremos suspense, leemos novela negra.
  • ·      Derecho a que se nos diga claramente qué se espera de nosotros y evitar así comentarios condescendientes de tipo “pensé que por lógica vendrías con esa información”. La bola de cristal se la pediré a los Reyes, pero hasta enero …
  • ·      Derecho a gestionar nuestra agenda y por lo tanto a que se inicie y se termine a la hora prevista… tomar nota : he dicho “prevista”
  • ·      Derecho a preguntar si es absolutamente necesario asistir a la reunión, sin que el convocante se ofenda e identifique esa pregunta como una falta de implicación (en lugar de aceptar a veces, que ha convocado a la ligera).
  • ·      Derecho  a opinar sin miedo. Si el moderador sólo acepta ideas afines y asentimientos, que nos convoque a una “magnífica ponencia”,  pero que no lo llame reunión.
  • ·      Derecho a no aburrirse con monólogos sacia-egos.
  • ·      Derecho al respeto.  Siento cierta vergüenza escribiendo esto, pero a veces se pasa por alto… y es que tenemos tantas cosas importantes en la cabeza… Por cierto, eso de "es que yo me expreso así, ellos ya me conocen" : no sirve.

Pues eso, que de vez en cuando merece la pena recordar que esas “pobres personas” que tenemos encerradas en una sala, a parte de un "corazoncito", también tienen sus derechos.


viernes, 12 de abril de 2013

Dime cómo verificas el tiempo durante tu reunión y te diré cómo te perciben los participantes




¿Voy bien de tiempo?

En una reunión que pretende ser eficiente, un moderador debe ser consciente de si “va bien o no” de tiempo…

Hay una gran diferencia en la imagen que proyectan, en función de cómo escenifican ese control.

Dime cómo verificas el tiempo y te diré cómo te perciben los participantes
  • ·         Algunos optan por sacarse el reloj y ponerlo sobre la mesa.

He realizado una pequeña encuesta oficiosa entre 673 participantes de mis cursos y el resultado ha sido el siguiente :
§  23% dicen que les gusta, ya que tienen la sensación de que existirá un control de los tiempos y no durará más de lo previsto.
§  49% confiesan que les incomoda y disminuye la participación.
§  28% le es indiferente

  • ·         Otros consultan abierta y compulsivamente  su reloj o móvil, transmitiendo sensación de agobio y no pocos malos entendidos (“ es él quien ha monopolizado la reunión y sin embargo,  mientras yo daba mi opinión, no dejaba de mirar el reloj… “)


  • ·         Otros lo consultan discretamente y cómo mejor dominio se tenga del espacio y de los gestos, más “disimulado” puede quedar. Señalar una pantalla o escribir en una pizarra, suelen ser coartadas perfectas)


  • ·         No hay que olvidar aquellos que no tienen ni zorra idea del tiempo que pasa, y tampoco ven la necesidad de tal control : “la reunión durará lo que tenga que durar”. SOCORRO


  • ·         Si en la reunión en algún momento se usa el power point, es fácil insertar un reloj que se actualiza. No hace falta que esté en todas las páginas. Bastará en las diapositivas claves. Eso ayuda a regularse para respetar los tiempos, indicando  si debes cambiar de tipo de pregunta , hacer una síntesis parcial que ayude a cerrar una espiral, etc,


·         A mí personalmente me gustan las salas de Reuniones o Aulas en las que en la pared que se sitúa justo  frente al moderador hay un simple reloj, que permite consultar la hora cada vez que lo requieras, sin que nadie note tal consulta. Por ejemplo, en Nestlé siempre encuentras ese “aliado” de la eficiencia en todas las aulas.

La verdad es que nunca he entendido por qué tantas  salas dotadas de los dispositivos audiovisuales más modernos, no disponen de  un relojito de IKEA, de 15 euros en la pared. El moderador lo agradecerá para ajustar los tiempos, y los participantes, todavía más.

jueves, 4 de abril de 2013

"Esos", que llevan la reunión (no se sabe muy bien dónde)




¿Cómo llamar al que "lleva" una reunión?

Para expresar lo que pienso de algunas cosas que están sucediendo actualmente, no encuentro la palabra perfecta, más allá de algún exabrupto.

Sin llegar a ese extremo, tampoco encuentro una denominación que me satisfaga para aludir  a la persona que “lleva” una reunión
  • ¿Moderador?  Incompleta. Parece que su labor sea exclusivamente evitar excesos de los participantes,  arbitrar conflictos o pacificar los ánimos. O desde otro punto de vista un simple asignador de turnos.
  •  ¿Director? Me transporta a obsoletas reuniones “dirigidas” de manera jerárquica y rígida. ¿Disculpe, puedo ir al lavabo?
  • ¿Facilitador? A veces es necesario todo lo contrario
  • ¿Líder? Cada vez soy más alérgica a esa palabra
  • ¿Conductor?  Vale que lleva las riendas, pero reconocerlo tan abiertamente… Para eso podríamos llamarle directamente “encarrilador”.  Ahora bien, me parecería aceptable si se retiraran puntos a los “malos conductores reunioniles”.
Quizá la palabra que necesitamos sea sencillamente: RESPONSABLE de la reunión.
  
Esta palabra implicaría asumir que la consecución del objetivo, el talante, la satisfacción de los participantes y en general la eficiencia de la reunión, dependen en gran medida del papel, bien o mal desempeñado, de quien la mayoría de las veces convoca, introduce, lleva y concluye la reunión.

Quizá el buen responsable es el que consigue además, transmitir al resto de participantes la implicación necesaria para que todos se sientan, también, responsables del buen fin de la reunión. 

De todas maneras, seguramente continuaré utilizando la palabra "moderador"… 

martes, 26 de marzo de 2013

Reuniones e Inseminación cultural



Contradicciones culturales en reuniones


Las reuniones son la herramienta de inseminación cultural por excelencia, ya sea consciente o inconsciente.

A través de las reuniones se puede subrayar o contradecir la cultura que la empresa pretende inculcar. Los valores y principios que aparecen escritos en las grandes declaraciones cara a la galería, pueden quedar en entredicho o reforzadas en las reuniones que se llevan a cabo.

La cultura y los valores de una empresa no se trasladan por arte de magia al día a día de los integrantes de la misma. Ya puedo escribir en rojo, negrita y subrayado que la INNOVACIÓN es un valor fundamental de “X, S.A”, que si no controlo lo que se transmite en las reuniones (“porque siempre se ha hecho así” ), de poco servirá... El moderador es responsable de transmitir esos valores con su estilo, talante y formas (no sólo con sus palabras) en todas sus reuniones.

Revisar los valores que flotan en el ambiente de las reuniones es indispensable para que los colaboradores no sonrían irónicamente cuando lean en un “panfleto” la cultura de su empresa. Si no, el peligro es que acaben pensando que uno de los valores con los que sí comulga su compañía, es la incoherencia.


martes, 5 de marzo de 2013

El "tú ya me entiendes"... suele fallar.



¿A qué narices se refiere?

A veces estamos conversando internamente y de pronto nos dirigimos a nuestro interlocutor e iniciamos la conversación en el punto exacto en que se halla nuestro diálogo interno. No somos conscientes de que para que la otra persona entienda de qué narices estamos hablando,  requiere que lo situemos previamente en un contexto.

¿No habéis/os han soltado alguna vez frases del estilo :
  • “de lo del otro día, al final nada”
  • “¿recuerdas lo que te dije el otro día? Pues tenía razón.”
  • “¿Cómo lleváis lo vuestro?”
  • “Lo de Luis, ¿tú cómo lo ves?
  • ¿Estás de acuerdo con lo que dijo Miguel?
En función de la respuesta, acabamos pensando que el otro vive en una nube, cuando en realidad somos nosotros quienes le estamos hablando desde la nuestra.

Al introducir una reunión a veces olvidamos situar a los participantes en un marco referencial adecuado que les permitirá entender mejor el objetivo y no montarse su propia película (¡aquí mereceríamos un óscar!)

En otras ocasiones explicamos una situación de problema en la que nos hallamos, confiando en que el otro “adivinará” que le estamos pidiendo ayuda. ¡Mal otra vez!

Es preferible preguntar lo que necesitamos saber o pedir explícitamente lo que queremos, que esperar que el otro lo intuya.