domingo, 22 de abril de 2012

En reuniones, la impuntualidad genera impuntuales



Esos 5 minutos de descortesía...

Una reunión hay que empezarla a la hora prevista. Caiga quien caiga. Si no lo hacemos así y esperamos "amablemente" a que todos los participantes estén presentes, lo único que hacemos es convertir en impuntuales a los puntuales. 
  •  “Como todavía faltan dos personas, aprovecho para ir un momento a saludar a…”
  • “Mientras esperamos, subo un momento y así tengo tiempo de acabar…”

No existe justificación alguna para no respetar la hora de inicio de una reunión. Y la de “es que somos mediterráneos”, es un pretexto cultural exento de sentido.

¿Quién es responsable? :

o    El propio moderador (imperdonable). Erróneamente, algunos la utilizan para resaltar su posición jerárquica olvidando que no es un tema de estatus, sino de respeto.

o    Los participantes, cuya impuntualidad puede venir motivada a su vez por varias causas:
        •  hora de inicio no adecuada (no se han tenido en cuenta desplazamientos o simplemente horas punta de trabajo
        • característica intrínseca de alguno de los participantes
        • cultura de empresa: la lectura social de la impuntualidad no es negativa sino que tiene tintes de cierto snobismo...

Cuando alguien llega tarde a una reunión, si se encuentra con que la misma ya ha empezado, se disculpará verbal o gestualmente, mientras toma asiento rápidamente. 
Por el contrario, si el hábito de la organización es esperar a que estén todos presentes, el “impuntual” no sentirá ningún tipo de incomodidad, mientras saluda alegremente al resto de participantes.

Lo aconsejable es iniciar la reunión pasados 3-5 minutos de cortesía, ya que a partir de ese tiempo empieza el plazo de “descortesía” hacia los puntuales.

En las empresas en que se suele esperar a los impuntuales, la impuntualidad se vuelve crónica y se contagia incluso a los puntuales.

13 comentarios:

  1. Absolutamente de acuerdo con Eva. Es cuestión de respeto...y de coste! En mis cursos/taller de Gestión del Tiempo suelo entregar un post-it a quienes llegan tarde para que me indiquen el motivo y además que multipliquen el tiempo de su retraso por el número de asistentes que, en una reunión habitual, habrían perdido ese mismo tiempo esperando. El resultado es que la razón del retraso es baladí y que el tiempo 'perdido' suele ser superior a una hora! Lo que sucede es que las empresas no hacen un cáculo real de qué vale una hora de cada uno de sus empleados (ay si lo supiesen!) ni tampoco del coste x hora (lo que dejan de hacer esos empleados en una hora que se ha esfumado.

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    1. Exacto Alfons! Sin olvidar los costes de oportunidad.

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  2. Bona tarda Eva, los motivos por los que los profesionales llegan tarde creo que es cuestión de cultura, tanto personal como de organización y además, en las organizaciones provoca un efecto dominó. Considero que podemos tener una imagen de la cultura personal y de la organización contemplando cómo se comporta en este tema, somera quizá, pero a priori, muy reveladora. Reciban un cordial saludo.

    Juan

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    1. Es cierto Juan, y no olvidemos que con comportamientos individuales, pcco a poco podremos cambiar culturas de empresas!

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  3. Que buen post, en realidad es muy cierto el análisis que realizas, hay que compartir esta información... Saludos!

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  4. Estoy de acuerdo con lo que se afirma en este post. En mi opinión, creo que la introducción de la telefonía móvil trajo consigo que se acrecentara aún más la impuntualidad, no solo en acudir a reuniones, sino a cualquier tipo de visita. El hecho de poder comunicarse de camino a cualquier reunión avisando de que "se está de camino pero tenemos un poco de tráfico", ha hecho que en muchas personas sea siempre lo normal, salir cinco o diez minutos antes de la hora fijada para reunirse, aunque el trayecto tome media hora o más, y ya iremos llamando por el camino, pensando que eso es cortés y además descarga nuestra conciencia. A eso se suele unir la tolerancia generalizada de los moderadores o convocantes, y por último, creo que también la muy extendida conciencia subjetiva de que muchas reuniones son superfluas o prescindibles, pero eso es otro debate... gracias.
    Fernando

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  5. Fernando,

    No se me había ocurrido establecer una relación entre el uso de la telefonía móvil y la impuntualidad y me parece interesante. Gracias por tu opinión y aportación

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  6. Es cierto, que rabia da. Te hacen perder el tiempo, es bastante egoista el tema. Yo decidí "reaccionar" jajaja. Tengo un negocio y aposté por el recordatorio de citas (uso www.micitaprevia.com) y he notado mejoría. No milagros, pero calculo que un cambio de un 15%. Guerra a los impuntuales (jiji)

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  7. Me alegro Alberto. Un 15% es un buen comienzo!!!

    Un abrazo

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  8. Uno de los presidentes del coro en que canto, tomó la costumbre de "tolerancia cero" en la hora de salida de los viajes. Se dejó de hacer impuntuales a los puntuales, y la única impuntual patológica acabó por dejar de venir y marear a los demás.

    Sólo que su actitud de evasión en la empresa no es factible.

    Esa tolerancia cero la aprecias más cuando disfrutas de sus ventajas.

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  9. felicitaciones por el blog, muy útil

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