martes, 31 de mayo de 2011

La “convocatoria protocolaria" o para no herir...



Convocatorias protocolarias: la anti optimización de reuniones

“Yo utilizo las reuniones para cubrir la necesidad de pertenencia de mi gente y que se sientan parte del equipo”

Por pura inercia o incluso para no herir sentimientos, a veces nos cuesta excluir de una convocatoria a una o dos personas a quienes realmente la reunión no aporta ni afecta en absoluto. Pero al convocar al resto del equipo... tememos lesionar susceptibilidades y el clima es lo primero!!!. El resultado es un participante que en general no tiene nada que aportar y que está pensando en el trabajo que le está esperando y en la pérdida de tiempo que para él supone estar allí. Y tiene razón!!!

Pero si no le convocamos, corremos el riesgo de ofenderle “no sé qué hacen, se han reunido todos y a mí no me han dicho nada…” (a leer en tono melodramático…).

La mejor alternativa es hablar previamente con él y explicarle asertivamente el motivo por el cuál no se le convoca, pero indicándole que si tiene alguna aportación o sugerencia está invitado (no convocado).

En la mayoría de las ocasiones, la persona agradecerá nuestro gesto y sólo acudirá si realmente su interés o aportaciones lo justifican. De este modo todos salimos ganando :

- Si no acude: él tiene la sensación de haber ahorrado tiempo y nosotros evitamos la presencia de un asistente “irrelevante”.

- Si acude: lo más habitual será que se esfuerce en justificar su presencia, lo que suele redundar en un enriquecimiento de la reunión.

jueves, 19 de mayo de 2011

Una reunión atípica





El lunes 9 de mayo tuve una reunión atípica.

No buscaba eficiencia, no sabía para qué la organizaba, no tenía claro a quien convocar…ni siquiera si deseaba convocarla: hablo del funeral de mi padre.

Antes creía que eso del velatorio era más bien un desfile hipócrita con bastantes toques de sordidez, y que en esos momentos sólo los “verdaderamente afectados” debían estar presentes.

Después de muchas dudas avisé a unos cuantos amigos (en realidad muy pocos) y ellos a su vez “se tomaron la libertad de pasar el mensaje”. El resultado fue que tanto la jornada del velatorio como el día del funeral tuvimos un montón de abrazos únicos que hasta ese momento, ignorante emocional, me permitía menospreciar. ..

El día del funeral, todo fue improvisado. Y lo único que no lo fue, falló, ya que el violinista que habíamos contratado con la debida antelación no se presentó (el impresentable!).

Mi hermano escribió una carta impresionante dirigida a mi madre con la voz de mi padre... Mi marido, le dedicó con la sensibilidad que lo caracteriza, unas palabras tiernas con tintes divertidos, que lograron emocionarnos a pesar de no buscar la lágrima fácil… Todo ello acompañado con el punteo de la guitarra de mi hijo Quim y del piano improvisado de Claudia, una amiga suya que la pobre poco se imaginaba la que le iba a caer…

Muchas gracias a los amigos (nada improvisados) que nos demostraron cuánto los necesitamos a todos (también a los que nos abrazaron virtualmente)

Fue una reunión de despedida entrañable dónde el no cumplir ninguno de los requisitos de las reuniones eficaces, para mí, le añadió un toque especial.

viernes, 6 de mayo de 2011

Sorpresas del metaplán...


Ser invisible en tu empresa...

En una cadena de hoteles para la que trabajé hace tiempo, me comentaban tanto el Director como la Gobernanta, su preocupación por la desmotivación de las camareras de pisos (en la jerga hotelera, las personas que se ocupan de la limpieza). La cuestión era que tenían una visión divergente de las razones de tal situación : uno hablaba de la gestión de los turnos y el otro de puros temas salariales.

Habitualmente me presento como especialista en optimización de reuniones, pero en lo que soy experta realmente es en meterme en berenjenales…

Les propuse (durante mi tiempo libre!!!) hacer con las camareras de pisos un metaplán, para así recoger de manera objetiva y priorizada una respuesta sobre el tema.

Puntualizaron que la pregunta debía excluir posibles reclamaciones salariales, así que quedó más o menos de esta “guisa”: Excepto temas salariales ¿qué está en manos del Director y de la Gobernanta, que podría mejorara vuestro día a día?

Una de ellas escribió simplemente “que el director me salude y me llame por mi nombre". Fue la “idea” que consiguió la unanimidad… (36 votos!)

El director se tragó el sapo con dignidad y elegancia, me agradeció “la luz” y… no me volvieron a pedir seminarios en ese hotel!!! (pero aclaro que continué trabajando para la cadena y en concreto sobre el uso del metaplán...).

De todos modos, de lo que sí estoy segura, es de que ese director no volvió a tener “invisibles” entre sus empleados, en toda su vida… así que me siento muy satisfecha de esa reunión y de ese metaplán incómodo!!!