lunes, 28 de junio de 2010

Una historia real de reuniones y personas





Esta es la historia de Juan Buenrollo

Esta mañana está satisfecho. Ha decidido organizar una reunión, y eso le encanta.

Le pone un “título” bastante genérico para que la gente sepa “de qué va a ir”, las sorpresas nunca le han gustado.

No selecciona con excesivo cuidado a los participantes. Además, como últimamente algunos fallan en el último momento, mejor será tirar largo… Sería deprimente quedarse casi solo. Una vez tuvo una pesadilla: estaba hablando ante ocho sillas vacías… ¿ocho? ¿por qué ocho? Le preguntó su mujer. ¡Vaya pregunta! Una situación tan dramática y ponerse a buscar una explicación sobre los números…

A algunos de los participantes la reunión no les afecta, pero los convoca “para que no se ofendan”. Para Juan Buenrollo el buen clima es lo principal. Da igual, si bizquean mirando cómo el tiempo se les escapa y el informe por terminar clama al cielo desde su mesa!!!. El equipo es el equipo y un líder tiene que ser integrador.

Los que reciben la convocatoria no saben muy bien a qué van, pero claro, si los han convocado confían en que: “por algo será”…

Evidentemente, nadie puede prepararse la reunión correctamente y cuando llegan a la misma, se les tira en cara que no han aportado documentación, datos, o incluso se les comenta que por qué no han avisado al compañero que realmente lleva “eso”… Eso sí, todos esos comentarios desde el buen rollo y en un ambiente de plena confianza.

Juan Buenrollo siente horror por las personas que pronuncian la palabra “objetivos” más de dos veces la misma semana. En un test le salió muy claro y se siente orgulloso: “Juan muestra una clara orientación a las personas” (del resto del test no se acuerda).

El mismo buen rollo también reinó, cuando llegada la hora de empezar, como no estaban todos, esperaron “jovialmente” a que todos estuvieran presentes (nada, veinte minutitos de nada, hombre…). Somos personas, no números.

Para poner la guinda, no les anuncia cuándo va a durar la reunión ya que piensa que no hay que agobiar a la gente con la presión del tiempo… de manera que muchos empezarán a sufrir cuando vean que van a llegar tarde a otra reunión, al callista (o será el dermatólogo), a hacer los deberes con su perro, a jugar y sacar a pasear a su mujer, o a una cena romántica con sus hijos… Este es el punto en que ya nadie sabe de lo que se está hablando

Pero claro, Juan es así…las personas para él, son lo primero.
Lástima que no se dé cuenta de que a veces les roba el tiempo que tienen para disfrutar de ser personas

sábado, 19 de junio de 2010

¿Cómo evitar asistir a reuniones inútiles?

¿Por qué tengo que asistir yo, a esa reunión?

A veces, se nos convoca a una reunión y pensamos : ¿por qué yo?.

En función de la diferencia jerárquica con el convocante y también de nuestra personalidad (¡vale, también influye la cultura de empresa!)… podemos reaccionar de diversas maneras:
  1. Quejarme en voz baja (pero nunca al causante de mi hipotética pérdida de tiempo) aunque luego, sumiso, asisto sin rechistar…
  2. Si mi posición me lo permite, envío un “delegado”. Sin averiguar si mi presencia era clave en la reunión, busco un sustituto que luego “ya me contará… “, creando a veces situaciones harto incómodas para el pobre emisario.
  3. Hablar con quien nos ha convocado y preguntarle :
  • Cuál es el verdadero objetivo de la reunión (si el tema es muy amplio nunca sé para qué se me ha convocado…, si me especifican el objetivo, es posible que comprenda mejor mi rol en la reunión y además acuda preparado a la misma)
  • Qué se espera que aporte (información, opinión, parte de la decisión, nuevas ideas, o … simplemente oreja)

En el tercer supuesto, el moderador podría darse cuenta de que seguramente su convocatoria no acababa de ser clara…y recapacite. Además, si tengo suerte, también puede “caer” en que mi presencia no es indispensable… y librarme así de una reunión inútil para mí.

También es posible que me concrete qué se espera de mí y por lo tanto yo no llegue con las manos en los bolsillos, compartiendo la sensación de ser copartícipe en una reunión inefectiva más…

miércoles, 9 de junio de 2010

Exceso de información en reuniones


Cantidad versus calidad de información en reuniones

A veces en las reuniones se vuelca excesiva información.

Y no hablo de reuniones "puramente informativas" sino que también se pone en evidencia en reuniones para solventar problemas concretos. Sabemos perfectamente que es imposible conseguir la totalidad de datos y sin embargo, en ocasiones, nos excedemos en la recopilación de detalles.

Volcar más y más datos para dibujar "el problema" hace creer a algunos que se está evolucionando hacia la solución y esto no es siempre exacto…

La información que hay que animar a compartir en la reunión debe ser de utilidad y relevante para encontrar la solución o alcanzar el objetivo operativo de la reunión.

No se debe incentivar el “yo aún sé un poco más”… sino orientar hacia la solución.
Demasiados detalles irrelevante nos distraen y apartan de la efectividad, además de frenar la creatividad en la búsqueda de soluciones.