martes, 28 de marzo de 2017

Hay entornos VICA, pero también personas VICA.







No seas un VICA en tus reuniones


VICA es el acrónimo de moda desde hace unos años, que describe, entornos caracterizados por la Volatilidad, la Incertidumbre, la Complejidad y la Ambigüedad.
La mayoría estamos inmersos en esos entornos y si eso ya es complejo de gestionar, puede complicársenos más. ¿Cómo? Colaborando con personas VICA.

Traslademos esas características, por ejemplo, a quienes son responsables de las reuniones:

Volátiles

Cambian o varían con facilidad y de forma poco previsible. ¿Qué varían?
  •          El orden del día no se conoce nunca con antelación y si se conoce, no se respeta
  • ·         Carecen de estructura. Se vuelve a puntos ya cerrados y no hay hilo conductor lógico.
  • ·         Tampoco es previsible la hora a la que vamos a “escapar” de la reunión... Como el volátil, además esté inspirado…

En el terreno de la física esta palabra se usa para calificar a aquello que tiene predisposición para convertirse en vapor. Vamos, a mí eso me suena a vendedores de humo. Todo lo que promete tiende a evaporarse.

En economía también nos ayudan a identificarlos, ya que hacen referencia a “divisas cuyos valores oscilan de manera frecuente y abrupta”. Recuerda a Groucho Marx con aquello de “estos son mis principios, si no le gustan, tengo otros”,,, Se contradicen en función de quién tienen delante.

Inciertos

El primer sinónimo que encontramos es “falso” A parte, tenemos también: impreciso y borroso.
No me referiré a aquellos que mienten como cosacos en reuniones...(si se recogiera en un acta lo que han dicho, probablemente mentirían menos), pero recordemos que es necesario el manejo de datos concretos, fiables y objetivos para trabajar correctamente en reuniones.

Complejos

Enmarañan de tal manera lo sencillo, convirtiéndolo en inaccesible.
Un ejemplo sería el uso excesivo de siglas, acrónimos (si, si, como VICA) sin comprobar si son compartidos.

Ambiguos

La comunicación ambigua es un problema en las reuniones.

Ya he alertado en varias ocasiones que si preguntamos a alguien ¿“Hablaste con Matilde?”. Obtener un sí, no es garantía de que habló con ella de lo que tu piensas... Concretar es indispensable.

Recordad aquellas palabras ambiguas que pueden acarrear consecuencias...

Pero también destaca aquí el personaje “yo no me mojo” que hace que no se hable claro por cobardía. Responsabilidad implica valentía (no imprudencia, pero si coraje)

Cuántas veces sales de la reunión y los participantes están desorientados :
  • “¿entonces cómo hemos quedado? 
  • “Al final lo dejamos como está o lo cambiamos” 
  • “Supongo que no me toca hacerlo a mí…”E

En algunos casos, la vacuna está en el cuadro de compromisos donde se recoge Qué /Quién y Cuándo.

Una persona que, con sus palabras o comportamiento, vela o no define claramente sus actitudes u opiniones, genera una gran incomodidad en las reuniones.


Una reunión con un VICA puede ser un paseo por las nubes… pero con pies de plomo (en el doble sentido).


Foto de Ryan McGuire

martes, 14 de febrero de 2017

Coreografía del choque



Dime cómo bailas y te diré quién eres

Vas con prisa y pongamos que además, empieza a llover… De repente, casi chocas con alguien. Decides cambiar de dirección, pero el otro elige la misma, de manera que vuelves casi a darle un beso involuntario. Empieza así una coreografía ridícula que todos hemos bailado alguna vez, en la que hay varios intentos espasmódicos, siempre coincidentes.

¿Te has fijado como reacciona la gente? No hay muchas opciones:

                     1.    Se disculpan avergonzados (son los que suelen disculparse por existir…)
.                    2.    Te miran agresivamente ya por TU culpa, han perdido 3 segundos de                                    valor incalculable.
                     3.    Se paran, sonriendo y te dejan pasar (y no se levantan el bombín, porque no                        llevan)
                     4.    Se ríen.

Es una reacción instintiva que define nuestra personalidad.

En las #reuniones, esta coreografía se reproduce cuando dos personas toman la palabra a la vez y podemos observar las mismas reacciones antes descritas.

Ninguna de las dos primeras es de recibo. Lo que está claro es que la 3ª y la 4ª, a parte de mejorar tu imagen, tienen un efecto contagio.


Si te pregunto cómo actúas tú, probablemente me dirás que eres de los que sonríe amablemente o le echa humor…Quizás será verdad a partir de ahora. ;). 


Foto de Ryan McGuire



viernes, 13 de enero de 2017

Tu reunión no es una maratón, es un triatlón.



Reuniones Triatlón

No soy deportista. El único deporte que me gusta es el bádminton conversacional y el paseo despistado (especialmente mirando por la noche los techos iluminados de las viviendas ajenas…). Nada olímpico. Lo sé.

Pero he evolucionado. He pasado de la absoluta incomprensión de los deportistas, al interés por los mismos. Un triatleta, me dijo el otro día que el reto de este deporte es, que si no eres bueno en las tres disciplinas, puedes perder la carrera.

A riesgo de parecerme a Jesulín con su famoso “esto es como un toro…” ya que todo lo llevo al ámbito que me apasiona y que son las #reuniones, no puedo dejar de pensar que si quien lleva una reunión, no es bueno en tres aspectos de la misma, su #efectividad no va a ser la deseada.

La efectividad no solo depende de los aspectos vinculados al tiempo. Ya sabemos que responde a “hacer correctamente lo que se tiene que hacer”.

Porlo tanto, después de decidir que realmente necesito una reunión para conseguir el objetivo que persigo y tras convocarla adecuadamente, el triatlón – reunión nos plantea tres pruebas a lo largo de la carrera:

  1. Prueba en la que te tienes que mojar como facilitador de la comunicación y generador de buen clima (que no es sinónimo de “hablar bien”, que aunque ayuda, a veces puede llevar al egocentrismo poco deseable en las reuniones). El entrenamiento versa sobre las mejoras en escucha activa, uso “artístico” de las preguntas, reformulación adecuada, autocontrol y observación del tono y la expresión corporal, capacidad sintética, expresión gráfica, feedback efectivo e interés no impostado sobre el punto de vista de tercero.
  2. Prueba de fondo para “llevar” la reunión, más parecido a un salto y/o gestión de obstáculos. El entrenamiento consiste en el seguimiento de una estructura (no rígida), en una aclaración de los objetivos, en el consenso de las “reglas de juego”, en la aplicación de técnicas sutiles de reconducción, en mejorar las habilidades para mantener la concentración y en el uso de síntesis parciales.
  3. Prueba final : la conclusión, que si has llevado bien la reunión, debería ir sobre ruedas.


Sin embargo, ya puedes haber generado el mejor ambiente del mundo, estructurado de maravilla el desarrollo de la reunión, que si terminas la misma sin conclusiones claras, has perdido el triatlón. Eso sí, de la misma manera que tampoco ganas la carrera si los participantes no se han sentido cómodos para plantear o exponer su puntos de vista, optando por silenciar información necesaria, si la misma ha parecido caótica o los tiempos invertidos han sido desproporcionados.


El triatleta de las reuniones debe entrenarse "a fondo y a contenido" y no perder de vista sus formas.

Foto de Unsplash (Pixabay)

miércoles, 30 de noviembre de 2016

Españolizando el nemawashi



¿Cuándo una "previa" se impone?

No somos japoneses.

Por mucho empeño que le pongamos,  ni nuestros ojos, ni nuestras reuniones tendrán la misma forma.

Calcar su estilo en las reuniones sería absurdo, pero ello no significa que no podamos adaptar (y no adoptar!) alguna de sus técnicas, a nuestra cultura.

Hablo del “nemawashi”:  palabra que en realidad corresponde a una técnica que usan los paisajistas japoneses para trasladar un árbol grande de un lugar a otro y que se exportó como concepto, al mundo empresarial nipón.

Consiste, tal y como detalla el artículo, que compartió conmigo en su día Paz Garde https://t.co/OeaIQuGuty en mantener previamente micro reuniones con el fin de convencer o informar a las personas clave de una reunión futura, sobre una propuesta o idea que se pretende presentar posteriormente. 

El uso del nemawashi les permite reducir discusiones y discrepancias, llegando a un acuerdo consensuado sin necesidad de tener reuniones excesivamente densas.
La persona que quiere proponer una nueva idea o proyecto, comienza presentándolo individualmente a las personas “clave”. No se trata “directamente” de ir a convencer a la persona, sino pedir su opinión sobre ello en una micro-reunión que no suele superar los 5 minutos y puede vestirse de un talante informal.

En ocasiones se prepara un documento interno de aprobación (Hingisho), donde puede recogerse incluso, la firma de aceptación o acuerdo.

Emular todo este proceso cada vez que se tenga que tomar una decisión es impensable, pero hagamos un ejercicio : “españolicemos el nemawashi”. Lo vamos a llamar simplemente “buen uso de una reunión previa”.

En nuestro país funciona mejor dándole connotaciones de informalidad tipo “por cierto, quería comentarte una cosa…”

Veamos a modo de ejemplo, algunos casos en los que la utilización de una previa, no solo es aconsejable, sino casi de prescripción médica: 
  • Cuando no estás muy seguro de si es buena idea, tantea primero.
  • Si quieres hacer una propuesta a tu jefe y digamos que no eres su colaborador favorito… En tal caso, te resultará más efectivo contar con el apoyo del resto del equipo previamente y hacer referencia al mismo, el día de la presentación de tu idea.
  • Si en tu equipo cuentas con una persona a la que el resto del equipo le otorga el calificativo de sabio o experto. Es mucho más prudente conocer su opinión (positiva o negativa) antes de la puesta en escena en la reunión definitiva.
  • Si uno de los participantes es muy negativo y puede contagiar al resto, conocer la opinión de éstos antes de que el cenizo se pronuncie, evita contagios no deseado.
  • Los comportamientos “espíritu de contradicción” también pueden gestionarse con una previa.

Y aunque se aleje del nemawashi, no olvidemos la previa indispensable cuando vamos dos o más personas a una reunión en representación o defensa de una postura determinada. Se impone una charla previa en la que el tándem o equipo se ponga de acuerdo sobre los términos de la participación de cada uno y su rol. 

(foto de DavidRock a través de Pixabay) 




viernes, 28 de octubre de 2016

Defendiendo el eufemismo







De eufemismos y disfemismos

Dicen algunos diccionarios que un eufemismo es una palabra o expresión más suave o decorosa con que se sustituye otra considerada tabú, de mal gusto, grosera o “demasiado franca”.

Tienen mala reputación.

“Eso se utiliza mucho en política para engañarnos”, oímos a menudo. Ejemplos no les faltan: “ajustes estructurales” en lugar de recortes, etc… Sin embargo, perdonad, pero para que nos engañen no hace falta recurrir a los eufemismos.

Es verdad que hay frases que son disfraces fuera de carnaval, que pretenden camuflar sin éxito, una realidad. Como cuando se nos anunció el cese temporal de la convivencia de una conocida pareja.

Pero hay que reivindicar que a veces sustituir una palabra por otra más digerible, conlleva ventajas. Por ejemplo, si a alguien lo llamas agresivo, tienes muchas posibilidades de que se enfade. Si le comentas que es muy vehemente, y lo acompañas de un movimiento de cabeza y una sonrisa, entenderá lo que le dices, pero lo admitirá sin ofenderse. No por ello dejas de ser franco, y la diferencia es que no se bloqueará con tu comentario.

En las reuniones, no olvidemos que nuestros comentarios se dirigen en público con lo que el nivel de susceptibilidad suele ser muy superior al de una entrevista en privado.

Las relaciones están tejidas con hilos de conversaciones y a menudo hay nudos que las echan a perder.

Así, el buen uso de los eufemismos, nunca su abuso, es una herramienta relacional destacable, que habrá que utilizar con inteligencia, dentro y fuera de las reuniones.

Otro caso de buen uso es la sustitución de una palabra o frase dicha por tu interlocutor, por otra más suave, siempre y cuando respetes la esencia de su idea. En este caso, el uso del eufemismo también es una técnica que reporta muchas satisfacciones ya que te permite evitar conflictos sin ser pasivo, saldar discusiones infructuosas, evitar desviaciones, positivizar y relativizar. Un ejemplo sería si alguien en una reunión comenta que tu procedimiento es muy cuadriculado… Puedes ofenderte, defenderte indignado o “reconocer” con seguridad amable, que es cierto que es “muy muy estructurado”.

Considero que la sinceridad está sobrevalorada. Ya sé que choco a la gente cuando digo esto. Pero las personas más “peligrosas” que conozco suelen empezar sus frases con un “yo es que soy muy sincero/a”, “yo siempre digo lo que pienso”, ”yo siempre voy con la verdad por delante”, “perdona que te diga”, “porque yo soy de los que dicen las cosas a la cara”… y luego, sin anestesia, llega el dardo envenenado, normalmente en forma de disfemismos, es decir, usando palabras o expresiones deliberadamente despectivas o insultantes en lugar de otras más neutrales.


Hablar de persona sincera en estos casos, sí que sería un eufemismo…Hay que llamar a esas personas por su nombre: sincericidas.


Foto de Petra Blahoutova (Pixabay)



viernes, 30 de septiembre de 2016

Reuniones sin "justificante"







El ticket de mi reunión


Nos parece lo más normal del mundo justificar los gastos que realizamos a cuenta de la organización para la que trabajamos. Es lógico, todo gasto hay que justificarlo.

Pues bien, no olvidemos que una reunión es un gasto. Un gasto considerable. Ya en su día os pasé un link para su cálculo. A eso hay que añadir (aproximadamente) el coste de oportunidad. Algunos me dirán que no es un gasto, es una inversión y para “picarme” añadirán “como la formación, ¿no?”.

Mi respuesta es que, igual que la formación, pasará de gasto a inversión en función de sus resultados.

Imagínate que antes de cualquier reunión tuvieras la obligación de justificarla. ¿Podrías? ¿Qué y cómo lo harías? Quizá esta obligación previa nos ayudaría a abortar alguna.


miércoles, 31 de agosto de 2016

¿Controlas el ritmo de tu reunión o solo el tiempo?



Reuniones sin ritmo

Cuando hablamos de una reunión efectiva, solemos pensar en tiempo y consecución de objetivos.

La obsesión (legítima) por el tiempo, es compartida por muchos responsables de reuniones, pero algunos olvidan que a pesar de que el tiempo es un bien objetivo, su percepción es absolutamente subjetiva.

Un minuto siempre dura sesenta segundos. Pero no es lo mismo intentar no respirar durante 1 minuto (¡por favor que nadie lo intente por mucho que se aburra en una reunión!), que saber que cierran el embarque de tu vuelo en 1 minuto.

Tiempo y ritmo son conceptos bien diferentes pero muy relacionados, ya que el segundo afecta significativa y directamente a la percepción del primero.

Quien lleva una reunión debe respetar (y hacer respetar) los tiempos establecidos, pero también es responsable de mantener el ritmo adecuado, para que la percepción del tiempo dedicado a la reunión sea “estimado” como adecuado.

¿Cuál es la duración  adecuada?. La necesaria. Ni más ni menos. Hay reuniones que se hacen cortas y duran casi una jornada y otras de media hora en la que has mirado el reloj 7 veces.

Dejemos aparte el interés por el contenido o el grado de participación, que evidentemente si no se dan, el ritmo poco puede “distraer” de la sensación de “¿qué narices pinto yo aquí?” en esa reunión. Centrémonos en el ritmo.

¿Cómo puedo agili-dinami-optimizarlo?

Puntos que pueden ayudarte

1.- El tono de tu voz. Si tienes un tono monocorde que te viene de serie, siempre puedes jugar con el volumen (subirlo y bajarlo), usar algún silencio (breve) y utilizar la pregunta, aunque sea retórica, ya que forzarás un pequeño cambio de tono que jugará a tu favo

2.- Tu cara (o mejor tus caras) y gestos también imprimen ritmo. Trabaja tu expresividad (sin competir con el protagonista de “La máscara”

3.- La participación es imprescindible. Procura que otras personas también hagan aportaciones.

4.- Si algún participante es terriblemente aburrido pero sus aportaciones son relevantes, ayúdale a resumir, márcale un tiempo y utiliza la pregunta cerrada para interrumpir de manera menos brusca.

5.- Ten cuidado con los soportes y su posible abuso. ¿Quién no ha necesitado una biodramina después de algún prezzi o una anfetamina después de algún powerpoint?Deben ser un guión para tu reunión, pero no son nunca TU REUNIÓN.

6.- No permitas que se vuelvan a abrir puntos ya zanjados.

7.- Cuidado con el documenticidio. Prohibida la lectura de documentos (largos) en tus reuniones. O se leen antes de acudir o quien plantea su consulta hace un resumen.

8.- No hables demasiado lento (tampoco ametralles a nadie), pero si articulas correctamente, puedes permitirte cierta velocidad… Por mimetismo, conseguirás que los demás también aceleren su velocidad al hablar

9.- Si puedes y el contexto te lo permite, utiliza, o invita a utilizar el sentido del humor.

10.- Escribir en una pizarra, pared acristalada o papelógrafo también es un buen dinamizador siempre que lo uses bien (por ejemplo: es mejor escribir antes de anunciar, que escribir lo que ya has dicho).

Y controla SIEMPRE si el ritmo decae, y actúa en consecuencia.


No hace falta que quienes acudan a tu reunión digan aquello de “pasar de perder el tiempo a perder la noción del tiempo”, pero va por ahí…